Jak zorganizować pracę zdalną w firmie podczas pandemii?

Pandemia koronawirusa SARS-CoV-2, która na początku tego roku ogarnęła cały świat, zmieniła oblicze biznesu. Ze względu na wprowadzone przez rządy restrykcje, nakazujące społeczną izolację w celu ograniczenia rozprzestrzeniania się choroby COVID-19, wiele firm musiało częściowo lub całkowicie przejść na pracę zdalną. Dla niektórych z nich był to gwóźdź do trumny, gdyż okazało się, że nie są właściwie przygotowane do wdrożenia w swoich strukturach tego modelu pracy. Inne z kolei okazały się świetnie funkcjonować w nowych warunkach i niewykluczone, że pozostaną przy tym trybie pracy po zakończeniu pandemii. A jak Twoja firma radzi sobie w tej nowej rzeczywistości? Jeśli nie najlepiej, podpowiadamy kilka sposobów na usprawnienie pracy zdalnej, które ułatwią Tobie i Twoim podwładnym adaptację w nowych warunkach i podniesienie poziomu produktywności.

Jak zorganizować pracę zdalną w firmie?

Praca zdalna wykonywana w domu dla wielu osób może być wyzwaniem, ponieważ wymaga o wiele większej dyscypliny niż praca w biurze. Dlatego warto zadbać o odpowiednią motywację, szczegółowo określić harmonogram zajęć i stale kontrolować osiągane wyniki. Bardzo ważne jest także ustalenie wspólnych kanałów komunikacji i narzędzi odpowiadających potrzebom wszystkich pracowników – zwróćmy przy tym uwagę, aby zapewniały one bezpieczeństwo prywatności, które w firmie jest niezwykle ważne.

Aby praca zdalna nie nastręczała trudności, należy również przenieść wszelkie możliwe zasoby (aplikacje, projekty, dokumentację itp.) do repozytoriów elektronicznych i zapewnić wszystkim pracownikom dostęp online. Najlepiej byłoby, gdyby działały one w ramach firmowej chmury – pamiętajmy przy tym o regularnym tworzeniu kopii zapasowych i zabezpieczeniach, które każdy z pracowników musi wprowadzić na swoim komputerze. Tak zorganizowana praca zdalna w firmie będzie o wiele bardziej efektywna.

Po jakie rozwiązania warto sięgnąć?

Praca zdalna w firmie nie może się obejść bez wielu nowoczesnych narzędzi i kanałów komunikacji, wśród których warto wymienić chociażby program Trello, służący do zarządzania zadaniami, czy platformę Zoom, pozwalającą na prowadzenie wideokonferencji, rozmów głosowych i komunikacji tekstowej w ramach czatów grupowych. Zostały one stworzone specjalnie z myślą o usprawnieniu zdalnej współpracy, skorzystajmy więc z możliwości, jakie oferują. Poza tym warto także zdecydować się na outsourcing IT, czyli zlecenie profesjonalnej firmie, takiej jak Exigo, obsługi informatycznej. Fachowcy z Exigo zadbają o prawidłową konfigurację sieci, backup danych i naprawę ewentualnych awarii, dostarczą niezbędne rozwiązania chmurowe i zapewnią maksymalne bezpieczeństwo informatyczne. Wtedy może się okazać, że – przynajmniej w tym kontekście – nie taka pandemia straszna, jak ją malują.